Приказ Аппарата Правительства Мурманской области от 25.06.2014 N 119-ОД "Об утверждении методических рекомендаций по организации контроля за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области"
АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 25 июня 2014 г. № 119-ОД
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА
И ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях повышения эффективности и совершенствования организации контроля за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области приказываю:
1. Утвердить прилагаемые методические рекомендации по организации контроля за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области (далее - методические рекомендации).
2. Руководителям структурных подразделений Аппарата Правительства Мурманской области обеспечить исполнение методических рекомендаций при работе с документами.
3. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Мурманской области при исполнении поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области руководствоваться настоящими методическими рекомендациями.
И.о. руководителя
Аппарата Правительства Мурманской области
И.А.ЗАХАРОВА
Утверждены
приказом
Аппарата Правительства
Мурманской области
от 25 июня 2014 г. № 119-ОД
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА
И ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящие методические рекомендации по организации контроля за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области разработаны в целях оказания помощи исполнительным органам государственной власти Мурманской области и направлены на обеспечение безусловного и своевременного исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области, укрепление исполнительской дисциплины.
1.2. В настоящих методических рекомендациях используются следующие понятия и сокращения:
- Губернатор - Губернатор Мурманской области;
- заместители Губернатора - заместители Губернатора Мурманской области;
- Правительство - Правительство Мурманской области;
- Рекомендации - методические рекомендации по организации контроля за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области;
- Аппарат - Аппарат Правительства Мурманской области;
- отдел контроля - отдел контроля исполнения поручений административного управления Аппарата Правительства Мурманской области;
- отдел делопроизводства - отдел делопроизводства административного управления Аппарата Правительства Мурманской области;
- СЭДО - система электронного документооборота Правительства Мурманской области;
- администратор СЭДО - орган исполнительной власти Мурманской области, ответственный за сопровождение и развитие СЭДО и общую координацию технологических процедур работы в СЭДО;
- МЭДО - межведомственный электронный документооборот (взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов);
- РК - регистрационная карточка документа;
- КЗ - карточка задания;
- контрольный документ - документ, содержащий признаки контроля, применяемые в СЭДО (может включать одно или несколько контрольных поручений);
- контрольное поручение - поручение Губернатора, заместителей Губернатора Мурманской области, поставленное Аппаратом на контроль посредством СЭДО;
- НПА - нормативный правовой акт;
- Контролер - условное лицо в СЭДО при рассылке регионального НПА, обладающее правами постановки поручения, содержащегося в НПА, на контроль;
- ИОГВ МО - исполнительные органы государственной власти Мурманской области;
- Регламент - Регламент Правительства Мурманской области и иных исполнительных органов государственной власти Мурманской области (утвержден постановлением Правительства Мурманской области от 30.01.2014 № 32-ПП);
- Инструкция по делопроизводству - Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Мурманской области (утверждена распоряжением Правительства Мурманской области от 20.12.2012 № 438-РП).
1.3. Контроль за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора осуществляется в целях своевременного и качественного обеспечения деятельности Губернатора и Правительства Мурманской области, а также для достижения своевременности, полноты и качества исполнения ИОГВ МО поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных вышестоящих органов, поручений Губернатора и заместителей Губернатора.
1.4. Документ, поступивший на имя Губернатора, ставится на контроль согласно решению Губернатора, оформленному в СЭДО в виде резолюции на данный документ.
1.5. Необходимость постановки на контроль документов, поступивших на имя заместителей Губернатора, определяется заместителями Губернатора, данное решение доводится до сведения Аппарата посредством резолюции.
1.6. Поручения, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства, ставятся на контроль в СЭДО от имени условного лица - Контролера. Резолюция Контролера содержит полный или сокращенный текст поручения, содержащегося в НПА.
1.7. Аппарат является органом, уполномоченным на постановку документа на контроль и последующее осуществление контроля за исполнением поручений, содержащихся в правовых актах федеральных органов государственной власти, Губернатора и Правительства, а также в требующей исполнения служебной корреспонденции.
1.8. Аппарат обеспечивает постановку на контроль документов, поступивших в адрес Губернатора, заместителей Губернатора и Правительства как в бумажном виде, так и посредством МЭДО и зарегистрированных в СЭДО в установленном порядке.
1.9. Постановке на контроль подлежат:
- федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, содержащие поручения высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации, исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации;
- поручения и указания Президента Российской Федерации, содержащиеся в перечнях поручений по итогам заседаний координационных и совещательных органов, прямых поручениях, директивах, резолюциях на организационно-распорядительные документы, данные высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации;
- протоколы, выписки из протоколов заседаний и совещаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации и членами Правительства Российской Федерации, содержащие поручения высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации, исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации;
- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства, содержащие поручения для ИОГВ МО;
- перечни поручений Губернатора, данных ИОГВ МО на заседаниях Правительства;
- перечни поручений Губернатора, данных ИОГВ МО на оперативных совещаниях у Губернатора;
- отдельные поручения Губернатора, заместителей Губернатора, данные по итогам рабочих встреч, консультаций, переговоров и иных мероприятий с участием Губернатора, заместителей Губернатора;
- протоколы заседаний и совещаний координационных и совещательных органов, возглавляемых Губернатором и заместителями Губернатора, в случаях если данные органы не работают на постоянной основе и об исполнении решений, принятых по итогам их заседаний, требуется уведомить Губернатора, заместителей Губернатора;
- иные организационно-распорядительные документы, которые содержат поручения для ИОГВ МО;
- письма ИОГВ МО, служебные записки структурных подразделений Аппарата о начале процедуры согласования проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства.
1.10. Контроль за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора включает в себя:
- постановку документа, содержащего поручение, на контроль, с использованием СЭДО;
- упреждающий контроль за исполнением поручений, включающий предварительное уведомление ИОГВ МО о приближении сроков исполнения поручений, а также информирование заместителей Губернатора - кураторов ИОГВ МО о поручениях, поставленных на контроль;
- учет и обобщение результатов контроля за исполнением поручений;
- при необходимости продление срока исполнения поручения;
- снятие исполненных поручений с контроля;
- подготовку и направление в адрес руководителей Аппарата информационных справок, обзоров, отчетов о результатах контроля за исполнением поручений.
1.11. Контроль за соблюдением ИОГВ МО сроков исполнения поручений Губернатора, заместителей Губернатора осуществляется отделом контроля.
2. Порядок постановки поручений Губернатора
и заместителей Губернатора на контроль
2.1. Основаниями для постановки Аппаратом документов на контроль являются:
- относительно региональных НПА - поручение для ИОГВ МО, содержащееся в тексте постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, требующее последующего доклада Губернатору, заместителям Губернатора о его выполнении;
- относительно федеральных НПА - поручение Губернатора, заместителей Губернатора, содержащееся в тексте резолюции на данный НПА;
- относительно писем, организационно-распорядительных документов на имя Губернатора, заместителей Губернатора, поступивших от внешних корреспондентов, - поручение Губернатора, заместителей Губернатора, содержащееся в тексте резолюции на данный документ;
- относительно внутренних документов (перечни поручений, отдельные поручения, протоколы) - конкретизация срока исполнения поручения и необходимость представления Губернатору, заместителям Губернатора отчета о его исполнении;
- относительно служебных записок ИОГВ МО на имя Губернатора, заместителей Губернатора - поручение Губернатора, заместителей Губернатора, содержащееся в тексте резолюции на данный документ;
- относительно писем ИОГВ МО, служебных записок структурных подразделений Аппарата о начале процедуры согласования проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства - поручение руководителя Аппарата, заместителя руководителя Аппарата, содержащееся в тексте резолюции на данный документ.
2.2. Поручения Губернатора и заместителей Губернатора, не требующие со стороны Аппарата контроля за их исполнением, ставятся ИОГВ МО на самостоятельный контроль (контроль подразделения) в соответствии с решением руководителя ИОГВ МО. В этом случае сопровождение документа (контроль за исполнением, снятие поручения с контроля) возлагается на должностное лицо ИОГВ МО, назначенное ведомственным приказом ответственным за обеспечение контроля за исполнением поручений.
2.3. Постановка поручений на централизованный контроль (контроль организации) реализуется сотрудниками отдела контроля и отдела делопроизводства с помощью СЭДО.
2.4. Постановка поручений на самостоятельный контроль (контроль подразделения) реализуется специалистами ИОГВ МО, которым присвоены такие права администраторами СЭДО в соответствии с поручением руководителя ИОГВ МО.
3. Сроки исполнения поручений Губернатора
и заместителей Губернатора
3.1. Поручения Губернатора и заместителей Губернатора должны быть исполнены до наступления срока (даты) контроля. Дата контроля является предельной величиной времени, предназначенной для предварительного планирования и осуществления деятельности по исполнению поручения.
3.2. Сроки контроля устанавливаются в соответствии с текстом резолюции Губернатора, заместителей Губернатора, текстом поручений, содержащихся в перечнях поручений, протоколах, постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства.
3.3. В случае отсутствия в тексте поручения, содержащегося в постановлении и распоряжении Губернатора и Правительства, конкретного срока его исполнения срок устанавливается заместителем Губернатора - куратором ИОГВ МО, которому дано это поручение. Срок исполнения таких поручений подтверждается подписью заместителя Губернатора в контрольном листе НПА и вносится в резолюцию Контролера.
3.4. При необходимости осуществления длительного (периодического) контроля за исполнением поручения, содержащегося в тексте документа, в резолюции конкретизируются сроки контроля и адресат представления информации о ходе исполнения поручения.
3.5. Поручения Губернатора и заместителей Губернатора подлежат исполнению в следующие сроки:
- если в тексте поручения или резолюции содержится указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное) - в 3-дневный срок;
- если в тексте поручения или резолюции содержится указание "оперативно", "в возможно короткий(ие) срок (и)" (или аналогичное) - в 10-дневный срок;
- если в тексте поручения (запроса, обращения, рекомендации и т.д.) установлен конкретный срок исполнения - не позже срока, указанного в резолюции Губернатора, заместителей Губернатора;
- если в тексте поручения или резолюции отсутствует конкретный срок исполнения, но при этом указывается на необходимость предоставления соответствующей информации - в течение 1 календарного месяца с даты регистрации документа в Аппарате (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такой даты нет, то до последнего дня месяца);
- если срок исполнения поручений установлен ежемесячно, то информация о ходе исполнения таких поручений предоставляется до 5 числа месяца, следующего за отчетным месяцем, если в самом поручении не определена другая дата;
- если срок исполнения поручений установлен ежеквартально, то информация о ходе исполнения таких поручений предоставляется до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, если в самом поручении не определена другая дата;
- если срок исполнения поручений установлен "постоянно", "ежегодно", то информация о ходе исполнения таких поручений предоставляется не реже одного раза в год, не позднее 20 января года, следующего за отчетным.
3.6. В случаях, когда сроки представления периодической (ежемесячной, ежеквартальной, ежегодной) информации определяются не зависящими от исполнителя поручения причинами (финансовая и статистическая отчетность, другие причины), на имя руководителя Аппарата направляется аргументированная просьба об установлении иного, отличного от настоящих рекомендаций, контрольного срока исполнения поручения.
3.7. Срок подготовки проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства (от поручения до передачи на подпись) устанавливается до 25 рабочих дней, срочных - до 3 рабочих дней. Должностное лицо, дающее поручение о подготовке проекта, может установить и другой срок.
Срок подготовки проектов постановлений, регулирующих правоотношения, участниками которых являются или могут являться субъекты предпринимательской или инвестиционной деятельности или социально ориентированные некоммерческие организации, устанавливается с учетом времени, необходимого для проведения публичных консультаций и оценки эффективности регулирующего воздействия в соответствии с Положением о проведении оценки регулирующего воздействия проектов и действующих нормативных правовых актов Мурманской области, утвержденным Правительством.
4. Порядок исполнения поручений Губернатора
и заместителей Губернатора
4.1. Исполнение поручений Губернатора и заместителей Губернатора возлагается на руководителей ИОГВ МО. Руководитель ИОГВ МО делегирует исполнение поручения подчиненному либо оставляет его исполнение за собой.
4.2. Если поручение дано нескольким ИОГВ МО, то руководитель ИОГВ МО, указанный в поручении первым или обозначенный определенным словом ("созыв", "ответственный" и т.д.), является ответственным (головным) исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение, организует работу и подготавливает сводную информацию об исполнении поручения. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего ИОГВ МО (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания. Соисполнители поручения отвечают за качество и своевременность представления своих предложений.
4.3. При организации исполнения поручений ответственным исполнителем используются следующие меры упреждающего, контроля:
- направление соисполнителям запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений. В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного исполнения поручений;
- осуществление проверок хода исполнения поручений;
- регулярное заслушивание на внутриведомственных совещаниях либо специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений;
- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений и внесение Губернатору и заместителям Губернатора предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.
4.4. Ответственный исполнитель в целях исполнения поручения Губернатора и заместителей Губернатора вправе:
- разрабатывать планы мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение поручения;
- проводить рабочие совещания с представителями соисполнителей;
- принимать необходимые меры по обеспечению своевременного исполнения документа или поручения в случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение документа или поручения.
4.5. Соисполнители поручения Губернатора, заместителей Губернатора направляют свои предложения, информацию по исполнению поручения в адрес ответственного исполнителя до истечения половины срока исполнения поручения. В резолюции Губернатора, заместителей Губернатора либо в запросе ответственного исполнителя для соисполнителя может быть установлен иной срок представления предложений, информации.
4.6. В случае если исполнение поручения Губернатора, заместителей Губернатора выходит за пределы компетенции ответственного исполнителя или соисполнителя, то ответственный исполнитель или соисполнитель в течение 2 рабочих дней со дня получения поручения (по срочным и оперативным документам - незамедлительно) вносит должностному лицу, давшему поручение, предложения об изменении ответственного исполнителя или состава соисполнителей.
4.7. Отчеты о выполненных поручениях направляются на имя Губернатора, заместителей Губернатора заблаговременно, до наступления срока контроля.
4.8. Руководитель ИОГВ МО, отвечающий за исполнение поручения, обеспечивает направление на имя Губернатора, заместителя Губернатора (куратора):
- служебной записки, содержащей подробные сведения о ходе и результатах проделанной работы по исполнению поручения, в случае если данное поручение не требует направления исходящей корреспонденции. В служебной записке, являющейся итоговым докладом об исполнении поручения, в обязательном порядке отражается просьба о снятии поручения с контроля;
- сопроводительной записки с приложенным проектом письма за подписью Губернатора, заместителя Губернатора в адрес респондента (физического или юридического лица), содержащего исчерпывающую информацию по поставленным в обращении вопросам. Требования к оформлению писем (бланкам, составу и оформлению реквизитов документов) установлены Инструкцией по делопроизводству.
4.9. Служебная записка об исполнении либо о ходе исполнения поручения, содержащегося в постановлении, распоряжении Губернатора, Правительства, направляется на имя должностного лица, на которое в соответствии с текстом постановления, распоряжения возложен контроль. При отсутствии в тексте документа указаний о возложении контроля информация представляется Губернатору или заместителю Губернатора (куратору ИОГВ МО в соответствии с распределением обязанностей). В отдельных случаях адресат представления информации указывается в тексте резолюции Контролера.
4.10. Служебная записка об исполнении либо о ходе исполнения поручения, данного по итогам заседания Правительства, оперативного совещания у Губернатора, направляется на имя Губернатора.
4.11. Исполнение поручений, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, федеральных законах, осуществляется в сроки и порядке, указанные в резолюции Губернатора.
Результатами исполнения таких поручений могут быть служебная записка на имя Губернатора, письмо на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, руководителя федерального органа исполнительной власти.
4.12. Исполнение поручений Губернатора, заместителей Губернатора, результатом которых является направление докладов, информационных материалов, отчетов в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов исполнительной, законодательной и судебной власти, сторонних организаций и учреждений, осуществляется посредством представления проектов ответов на подпись Губернатору, заместителям Губернатора не менее чем за 3 рабочих дня до истечения срока их исполнения. Для обеспечения достоверного учета к проекту письма в обязательном порядке прикладывается контрольный документ.
4.13. При подготовке проекта ответа в СЭДО создается РК с временным номером, к которой прикрепляется файл проекта письма, подготовленный в формате Microsoft Office. Реквизиты РК с временным номером заполняются в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству.
4.14. РК с временным номером прикрепляется к контрольной КЗ связью "Исполнено - во исполнение" в случае, если данное письмо является окончательным докладом об исполнении поручения, или связью "Основание - промежуточный доклад" в случае, если исполняемое поручение требует регулярного (периодического) доклада.
4.15. Проект письма, подготовленный и оформленный в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, имеющий отметку о прохождении лингвистической экспертизы, на бумажном носителе представляется в отдел делопроизводства для дальнейшего согласования с заместителем Губернатора (куратором), а также при необходимости с министром юстиции Мурманской области и министром финансов Мурманской области. На втором экземпляре проекта письма в верхнем правом углу карандашом проставляется временный номер РК.
4.16. Проекты писем, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству либо содержащие некачественно подготовленную информацию, возвращаются исполнителю на доработку. Исполнитель в течение 1 рабочего дня устраняет выявленные нарушения и недостатки и повторно представляет проект письма в отдел делопроизводства.
4.17. Исполнение поручений по согласованию проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства осуществляется в соответствии с требованиями Регламента.
4.18. В случае если поручение Губернатора не исполнено в установленный срок, руководитель ИОГВ МО - ответственный исполнитель поручения в течение 2 рабочих дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет Губернатору (должностному лицу, его замещающему) завизированное заместителем Губернатора - куратором соответствующего ИОГВ МО объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.
4.19. Служебная корреспонденция за подписью Губернатора либо временно исполняющего обязанности Губернатора, заместителей Губернатора, направляемая в Мурманскую областную Думу, прокуратуру Мурманской области, подлежит обязательному согласованию в Министерстве юстиции Мурманской области.
4.20. Служебная корреспонденция за подписью Губернатора либо временно исполняющего обязанности Губернатора, заместителей Губернатора, содержащая расходные бюджетные обязательства Мурманской области, подлежит согласованию в Министерстве финансов Мурманской области.
4.21. Служебная корреспонденция, направляемая в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, подписывается Губернатором или по его поручению заместителями Губернатора.
4.22. Служебная корреспонденция, направляемая в адрес Президента Российской Федерации, руководителей администрации Президента Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, Председателя Правительства Российской Федерации, членов Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной, законодательной и судебной власти подписывается Губернатором или временно исполняющим обязанности Губернатора. Руководители исполнительных органов несут персональную ответственность за соблюдение порядка подписания служебной корреспонденции.
5. Продление и корректировка сроков исполнения поручений
Губернатора и заместителей Губернатора
5.1. Сроки исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора могут быть продлены в следующих случаях:
- когда исполнителем организована работа по выполнению поручения, однако в силу обстоятельств указанная работа не может быть завершена к установленному сроку;
- когда текстом поручения определена периодичность представления отчета о ходе исполнения поручения (ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная и т.д.).
5.2. Корректировка сроков исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора может быть осуществлена в случае поступления в Аппарат документов, конкретизирующих либо изменяющих сроки ранее данных поручений. В резолюциях к таким документам Аппарату дается поручение о корректировке текста резолюции на ранее поступивший документ.
5.3. Если при исполнении поручений Губернатора, заместителей Губернатора, данных на поступившие в Правительство запросы, обращения, поручения сторонних органов и организаций, возникает необходимость более глубокой проработки вопроса и, соответственно, больших временных затрат, руководитель ИОГВ МО, на которого возложено исполнение поручения, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет Губернатору или заместителю Губернатора (куратору) письменную мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Одновременно с этим на имя заявителя направляется промежуточный ответ, в котором содержится информация о ходе выполнения запроса и конкретизируется срок представления окончательного доклада.
5.4. Сроки исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора, данных на поступившие в Правительство протесты и представления органов прокуратуры Мурманской области, продлеваются в случае принятия ИОГВ МО требований, содержащихся в протесте (представлении), что указывается в тексте письма, направляемого в адрес прокуратуры к сроку, установленному законодательством. Срок контроля продлевается до даты, указанной в тексте письма, либо на срок согласования проекта НПА, разработанного во исполнение требований протеста (представления).
5.5. Если при исполнении поручений Губернатора и заместителей Губернатора, данных по итогам заседаний Правительства, оперативных совещаний, заседаний совещательных и координационных органов, а также иных внутренних поручений по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, руководитель ИОГВ МО, на которого возложено исполнение поручения, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет Губернатору или заместителю Губернатора (куратору) письменную мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В служебной записке в обязательном порядке указывается срок представления окончательного доклада.
5.6. Если поручение, содержащееся в НПА, не исполнено либо возникли обстоятельства, препятствующие его исполнению к установленному сроку, руководитель ИОГВ МО заблаговременно, не позднее чем за 3 рабочих дня до установленного срока, представляет на имя должностного лица, на которое в соответствии с текстом постановления (распоряжения) возложен контроль за исполнением документа, служебную записку о ходе исполнения поручения и причинах его неисполнения с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения и указанием конкретного срока выполнения документа или отдельных пунктов этого документа. При отсутствии в тексте документа указаний о возложении контроля на конкретное должностное лицо информация представляется Губернатору или заместителю Губернатора (куратору).
5.7. Корректировка либо продление сроков исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора осуществляются Аппаратом на основании резолюций Губернатора и заместителей Губернатора, данных на служебные записки ИОГВ МО о продлении сроков исполнения. ИОГВ МО - ответственный исполнитель поручения извещается о продлении срока исполнения посредством СЭДО.
5.8. Если в процессе согласования проекта НПА между инициатором проекта и визирующими сторонами возникают разногласия, требующие урегулирования, либо необходимо дополнительное время для устранения замечаний со стороны визирующих лиц, выходящее за рамки установленных Регламентом сроков согласования проектов, руководитель ИОГВ МО - инициатор проекта не позднее чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока согласования направляет в Аппарат служебную записку с мотивированной просьбой о продлении срока согласования проекта с приложением копии пояснительной записки к проекту.
Срок продления согласовывается с заместителем Губернатора - куратором соответствующего ИОГВ МО.
Изменение срока согласования проекта НПА производится руководителем Аппарата. Инициатор проекта извещается об изменении срока согласования проекта посредством СЭДО.
5.9. В случае указаний Губернатора о представлении периодических устных докладов о ходе исполнения его поручений на проводимых под председательством Губернатора заседаниях допускается продление срока исполнения поручений на основании отчета ответственного исполнителя, внесенного в поле "Отчет об исполнении" КЗ в СЭДО. Ответственность за достоверность и полноту отчета несут руководитель ИОГВ МО - исполнитель поручения и должностное лицо, составившее отчет.
6. Снятие с контроля поручений Губернатора
и заместителей Губернатора
6.1. Поручения Губернатора и заместителей Губернатора, содержащиеся в НПА, резолюциях на организационно-распорядительные документы, считаются исполненными и снимаются с контроля на основании:
- документального подтверждения исполнения поручения (исходящего письма в адрес должностного лица, органа, организации, учреждения, направившего запрос, содержащего исчерпывающие ответы на поставленные вопросы, иного служебного документа, подписанного Губернатором или заместителями Губернатора, либо (в случае делегирования Губернатором полномочий по исполнению поручения) подписанного руководителем ИОГВ МО). Промежуточный ответ заявителю или запрос по исполняемому контрольному документу не являются основанием для снятия его с контроля;
- служебной записки руководителя ИОГВ МО с докладом об исполнении поручения (подтверждением исполнения поручения является резолюция Губернатора или заместителей Губернатора);
- служебной записки руководителя ИОГВ МО о невозможности исполнения поручения по объективным причинам (подтверждением является резолюция Губернатора или заместителей Губернатора).
6.2. В случае устного доклада Губернатору, заместителям Губернатора об исполнении данных ими поручений (за исключением поручений, требующих направления ответных писем) допускается снятие с контроля поручений на основании отчета ответственного исполнителя, внесенного в поле "Отчет об исполнении" КЗ в СЭДО. Ответственность за достоверность и полноту отчета несут руководитель ИОГВ МО - исполнитель поручения и должностное лицо, составившее отчет.
6.3. Письма ИОГВ МО, служебные записки структурных подразделений Аппарата о начале процедуры согласования проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства снимаются с контроля после подписания Губернатором и регистрации проекта НПА в СЭДО либо на основании извещения ИОГВ МО о прекращении процедуры согласования проекта НПА.
------------------------------------------------------------------
АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 25 июня 2014 г. № 119-ОД
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОРГАНИЗАЦИИ
КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА
И ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях повышения эффективности и совершенствования организации контроля за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области приказываю:
1. Утвердить прилагаемые методические рекомендации по организации контроля за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области (далее - методические рекомендации).
2. Руководителям структурных подразделений Аппарата Правительства Мурманской области обеспечить исполнение методических рекомендаций при работе с документами.
3. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Мурманской области при исполнении поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области руководствоваться настоящими методическими рекомендациями.
И.о. руководителя
Аппарата Правительства Мурманской области
И.А.ЗАХАРОВА
Утверждены
приказом
Аппарата Правительства
Мурманской области
от 25 июня 2014 г. № 119-ОД
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ПОРУЧЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА
И ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГУБЕРНАТОРА МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящие методические рекомендации по организации контроля за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области разработаны в целях оказания помощи исполнительным органам государственной власти Мурманской области и направлены на обеспечение безусловного и своевременного исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области, укрепление исполнительской дисциплины.
1.2. В настоящих методических рекомендациях используются следующие понятия и сокращения:
- Губернатор - Губернатор Мурманской области;
- заместители Губернатора - заместители Губернатора Мурманской области;
- Правительство - Правительство Мурманской области;
- Рекомендации - методические рекомендации по организации контроля за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора Мурманской области;
- Аппарат - Аппарат Правительства Мурманской области;
- отдел контроля - отдел контроля исполнения поручений административного управления Аппарата Правительства Мурманской области;
- отдел делопроизводства - отдел делопроизводства административного управления Аппарата Правительства Мурманской области;
- СЭДО - система электронного документооборота Правительства Мурманской области;
- администратор СЭДО - орган исполнительной власти Мурманской области, ответственный за сопровождение и развитие СЭДО и общую координацию технологических процедур работы в СЭДО;
- МЭДО - межведомственный электронный документооборот (взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов);
- РК - регистрационная карточка документа;
- КЗ - карточка задания;
- контрольный документ - документ, содержащий признаки контроля, применяемые в СЭДО (может включать одно или несколько контрольных поручений);
- контрольное поручение - поручение Губернатора, заместителей Губернатора Мурманской области, поставленное Аппаратом на контроль посредством СЭДО;
- НПА - нормативный правовой акт;
- Контролер - условное лицо в СЭДО при рассылке регионального НПА, обладающее правами постановки поручения, содержащегося в НПА, на контроль;
- ИОГВ МО - исполнительные органы государственной власти Мурманской области;
- Регламент - Регламент Правительства Мурманской области и иных исполнительных органов государственной власти Мурманской области (утвержден постановлением Правительства Мурманской области от 30.01.2014 № 32-ПП);
- Инструкция по делопроизводству - Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Мурманской области (утверждена распоряжением Правительства Мурманской области от 20.12.2012 № 438-РП).
1.3. Контроль за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора осуществляется в целях своевременного и качественного обеспечения деятельности Губернатора и Правительства Мурманской области, а также для достижения своевременности, полноты и качества исполнения ИОГВ МО поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных вышестоящих органов, поручений Губернатора и заместителей Губернатора.
1.4. Документ, поступивший на имя Губернатора, ставится на контроль согласно решению Губернатора, оформленному в СЭДО в виде резолюции на данный документ.
1.5. Необходимость постановки на контроль документов, поступивших на имя заместителей Губернатора, определяется заместителями Губернатора, данное решение доводится до сведения Аппарата посредством резолюции.
1.6. Поручения, содержащиеся в постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства, ставятся на контроль в СЭДО от имени условного лица - Контролера. Резолюция Контролера содержит полный или сокращенный текст поручения, содержащегося в НПА.
1.7. Аппарат является органом, уполномоченным на постановку документа на контроль и последующее осуществление контроля за исполнением поручений, содержащихся в правовых актах федеральных органов государственной власти, Губернатора и Правительства, а также в требующей исполнения служебной корреспонденции.
1.8. Аппарат обеспечивает постановку на контроль документов, поступивших в адрес Губернатора, заместителей Губернатора и Правительства как в бумажном виде, так и посредством МЭДО и зарегистрированных в СЭДО в установленном порядке.
1.9. Постановке на контроль подлежат:
- федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, содержащие поручения высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации, исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации;
- поручения и указания Президента Российской Федерации, содержащиеся в перечнях поручений по итогам заседаний координационных и совещательных органов, прямых поручениях, директивах, резолюциях на организационно-распорядительные документы, данные высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации;
- протоколы, выписки из протоколов заседаний и совещаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов, возглавляемых Председателем Правительства Российской Федерации и членами Правительства Российской Федерации, содержащие поручения высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации, исполнительным органам государственной власти субъектов Российской Федерации;
- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства, содержащие поручения для ИОГВ МО;
- перечни поручений Губернатора, данных ИОГВ МО на заседаниях Правительства;
- перечни поручений Губернатора, данных ИОГВ МО на оперативных совещаниях у Губернатора;
- отдельные поручения Губернатора, заместителей Губернатора, данные по итогам рабочих встреч, консультаций, переговоров и иных мероприятий с участием Губернатора, заместителей Губернатора;
- протоколы заседаний и совещаний координационных и совещательных органов, возглавляемых Губернатором и заместителями Губернатора, в случаях если данные органы не работают на постоянной основе и об исполнении решений, принятых по итогам их заседаний, требуется уведомить Губернатора, заместителей Губернатора;
- иные организационно-распорядительные документы, которые содержат поручения для ИОГВ МО;
- письма ИОГВ МО, служебные записки структурных подразделений Аппарата о начале процедуры согласования проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства.
1.10. Контроль за исполнением поручений Губернатора и заместителей Губернатора включает в себя:
- постановку документа, содержащего поручение, на контроль, с использованием СЭДО;
- упреждающий контроль за исполнением поручений, включающий предварительное уведомление ИОГВ МО о приближении сроков исполнения поручений, а также информирование заместителей Губернатора - кураторов ИОГВ МО о поручениях, поставленных на контроль;
- учет и обобщение результатов контроля за исполнением поручений;
- при необходимости продление срока исполнения поручения;
- снятие исполненных поручений с контроля;
- подготовку и направление в адрес руководителей Аппарата информационных справок, обзоров, отчетов о результатах контроля за исполнением поручений.
1.11. Контроль за соблюдением ИОГВ МО сроков исполнения поручений Губернатора, заместителей Губернатора осуществляется отделом контроля.
2. Порядок постановки поручений Губернатора
и заместителей Губернатора на контроль
2.1. Основаниями для постановки Аппаратом документов на контроль являются:
- относительно региональных НПА - поручение для ИОГВ МО, содержащееся в тексте постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, требующее последующего доклада Губернатору, заместителям Губернатора о его выполнении;
- относительно федеральных НПА - поручение Губернатора, заместителей Губернатора, содержащееся в тексте резолюции на данный НПА;
- относительно писем, организационно-распорядительных документов на имя Губернатора, заместителей Губернатора, поступивших от внешних корреспондентов, - поручение Губернатора, заместителей Губернатора, содержащееся в тексте резолюции на данный документ;
- относительно внутренних документов (перечни поручений, отдельные поручения, протоколы) - конкретизация срока исполнения поручения и необходимость представления Губернатору, заместителям Губернатора отчета о его исполнении;
- относительно служебных записок ИОГВ МО на имя Губернатора, заместителей Губернатора - поручение Губернатора, заместителей Губернатора, содержащееся в тексте резолюции на данный документ;
- относительно писем ИОГВ МО, служебных записок структурных подразделений Аппарата о начале процедуры согласования проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства - поручение руководителя Аппарата, заместителя руководителя Аппарата, содержащееся в тексте резолюции на данный документ.
2.2. Поручения Губернатора и заместителей Губернатора, не требующие со стороны Аппарата контроля за их исполнением, ставятся ИОГВ МО на самостоятельный контроль (контроль подразделения) в соответствии с решением руководителя ИОГВ МО. В этом случае сопровождение документа (контроль за исполнением, снятие поручения с контроля) возлагается на должностное лицо ИОГВ МО, назначенное ведомственным приказом ответственным за обеспечение контроля за исполнением поручений.
2.3. Постановка поручений на централизованный контроль (контроль организации) реализуется сотрудниками отдела контроля и отдела делопроизводства с помощью СЭДО.
2.4. Постановка поручений на самостоятельный контроль (контроль подразделения) реализуется специалистами ИОГВ МО, которым присвоены такие права администраторами СЭДО в соответствии с поручением руководителя ИОГВ МО.
3. Сроки исполнения поручений Губернатора
и заместителей Губернатора
3.1. Поручения Губернатора и заместителей Губернатора должны быть исполнены до наступления срока (даты) контроля. Дата контроля является предельной величиной времени, предназначенной для предварительного планирования и осуществления деятельности по исполнению поручения.
3.2. Сроки контроля устанавливаются в соответствии с текстом резолюции Губернатора, заместителей Губернатора, текстом поручений, содержащихся в перечнях поручений, протоколах, постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительства.
3.3. В случае отсутствия в тексте поручения, содержащегося в постановлении и распоряжении Губернатора и Правительства, конкретного срока его исполнения срок устанавливается заместителем Губернатора - куратором ИОГВ МО, которому дано это поручение. Срок исполнения таких поручений подтверждается подписью заместителя Губернатора в контрольном листе НПА и вносится в резолюцию Контролера.
3.4. При необходимости осуществления длительного (периодического) контроля за исполнением поручения, содержащегося в тексте документа, в резолюции конкретизируются сроки контроля и адресат представления информации о ходе исполнения поручения.
3.5. Поручения Губернатора и заместителей Губернатора подлежат исполнению в следующие сроки:
- если в тексте поручения или резолюции содержится указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное) - в 3-дневный срок;
- если в тексте поручения или резолюции содержится указание "оперативно", "в возможно короткий(ие) срок (и)" (или аналогичное) - в 10-дневный срок;
- если в тексте поручения (запроса, обращения, рекомендации и т.д.) установлен конкретный срок исполнения - не позже срока, указанного в резолюции Губернатора, заместителей Губернатора;
- если в тексте поручения или резолюции отсутствует конкретный срок исполнения, но при этом указывается на необходимость предоставления соответствующей информации - в течение 1 календарного месяца с даты регистрации документа в Аппарате (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такой даты нет, то до последнего дня месяца);
- если срок исполнения поручений установлен ежемесячно, то информация о ходе исполнения таких поручений предоставляется до 5 числа месяца, следующего за отчетным месяцем, если в самом поручении не определена другая дата;
- если срок исполнения поручений установлен ежеквартально, то информация о ходе исполнения таких поручений предоставляется до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, если в самом поручении не определена другая дата;
- если срок исполнения поручений установлен "постоянно", "ежегодно", то информация о ходе исполнения таких поручений предоставляется не реже одного раза в год, не позднее 20 января года, следующего за отчетным.
3.6. В случаях, когда сроки представления периодической (ежемесячной, ежеквартальной, ежегодной) информации определяются не зависящими от исполнителя поручения причинами (финансовая и статистическая отчетность, другие причины), на имя руководителя Аппарата направляется аргументированная просьба об установлении иного, отличного от настоящих рекомендаций, контрольного срока исполнения поручения.
3.7. Срок подготовки проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства (от поручения до передачи на подпись) устанавливается до 25 рабочих дней, срочных - до 3 рабочих дней. Должностное лицо, дающее поручение о подготовке проекта, может установить и другой срок.
Срок подготовки проектов постановлений, регулирующих правоотношения, участниками которых являются или могут являться субъекты предпринимательской или инвестиционной деятельности или социально ориентированные некоммерческие организации, устанавливается с учетом времени, необходимого для проведения публичных консультаций и оценки эффективности регулирующего воздействия в соответствии с Положением о проведении оценки регулирующего воздействия проектов и действующих нормативных правовых актов Мурманской области, утвержденным Правительством.
4. Порядок исполнения поручений Губернатора
и заместителей Губернатора
4.1. Исполнение поручений Губернатора и заместителей Губернатора возлагается на руководителей ИОГВ МО. Руководитель ИОГВ МО делегирует исполнение поручения подчиненному либо оставляет его исполнение за собой.
4.2. Если поручение дано нескольким ИОГВ МО, то руководитель ИОГВ МО, указанный в поручении первым или обозначенный определенным словом ("созыв", "ответственный" и т.д.), является ответственным (головным) исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение, организует работу и подготавливает сводную информацию об исполнении поручения. Соисполнители представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего ИОГВ МО (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания. Соисполнители поручения отвечают за качество и своевременность представления своих предложений.
4.3. При организации исполнения поручений ответственным исполнителем используются следующие меры упреждающего, контроля:
- направление соисполнителям запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений. В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного исполнения поручений;
- осуществление проверок хода исполнения поручений;
- регулярное заслушивание на внутриведомственных совещаниях либо специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений;
- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений и внесение Губернатору и заместителям Губернатора предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.
4.4. Ответственный исполнитель в целях исполнения поручения Губернатора и заместителей Губернатора вправе:
- разрабатывать планы мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение поручения;
- проводить рабочие совещания с представителями соисполнителей;
- принимать необходимые меры по обеспечению своевременного исполнения документа или поручения в случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение документа или поручения.
4.5. Соисполнители поручения Губернатора, заместителей Губернатора направляют свои предложения, информацию по исполнению поручения в адрес ответственного исполнителя до истечения половины срока исполнения поручения. В резолюции Губернатора, заместителей Губернатора либо в запросе ответственного исполнителя для соисполнителя может быть установлен иной срок представления предложений, информации.
4.6. В случае если исполнение поручения Губернатора, заместителей Губернатора выходит за пределы компетенции ответственного исполнителя или соисполнителя, то ответственный исполнитель или соисполнитель в течение 2 рабочих дней со дня получения поручения (по срочным и оперативным документам - незамедлительно) вносит должностному лицу, давшему поручение, предложения об изменении ответственного исполнителя или состава соисполнителей.
4.7. Отчеты о выполненных поручениях направляются на имя Губернатора, заместителей Губернатора заблаговременно, до наступления срока контроля.
4.8. Руководитель ИОГВ МО, отвечающий за исполнение поручения, обеспечивает направление на имя Губернатора, заместителя Губернатора (куратора):
- служебной записки, содержащей подробные сведения о ходе и результатах проделанной работы по исполнению поручения, в случае если данное поручение не требует направления исходящей корреспонденции. В служебной записке, являющейся итоговым докладом об исполнении поручения, в обязательном порядке отражается просьба о снятии поручения с контроля;
- сопроводительной записки с приложенным проектом письма за подписью Губернатора, заместителя Губернатора в адрес респондента (физического или юридического лица), содержащего исчерпывающую информацию по поставленным в обращении вопросам. Требования к оформлению писем (бланкам, составу и оформлению реквизитов документов) установлены Инструкцией по делопроизводству.
4.9. Служебная записка об исполнении либо о ходе исполнения поручения, содержащегося в постановлении, распоряжении Губернатора, Правительства, направляется на имя должностного лица, на которое в соответствии с текстом постановления, распоряжения возложен контроль. При отсутствии в тексте документа указаний о возложении контроля информация представляется Губернатору или заместителю Губернатора (куратору ИОГВ МО в соответствии с распределением обязанностей). В отдельных случаях адресат представления информации указывается в тексте резолюции Контролера.
4.10. Служебная записка об исполнении либо о ходе исполнения поручения, данного по итогам заседания Правительства, оперативного совещания у Губернатора, направляется на имя Губернатора.
4.11. Исполнение поручений, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, федеральных законах, осуществляется в сроки и порядке, указанные в резолюции Губернатора.
Результатами исполнения таких поручений могут быть служебная записка на имя Губернатора, письмо на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, руководителя федерального органа исполнительной власти.
4.12. Исполнение поручений Губернатора, заместителей Губернатора, результатом которых является направление докладов, информационных материалов, отчетов в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов исполнительной, законодательной и судебной власти, сторонних организаций и учреждений, осуществляется посредством представления проектов ответов на подпись Губернатору, заместителям Губернатора не менее чем за 3 рабочих дня до истечения срока их исполнения. Для обеспечения достоверного учета к проекту письма в обязательном порядке прикладывается контрольный документ.
4.13. При подготовке проекта ответа в СЭДО создается РК с временным номером, к которой прикрепляется файл проекта письма, подготовленный в формате Microsoft Office. Реквизиты РК с временным номером заполняются в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству.
4.14. РК с временным номером прикрепляется к контрольной КЗ связью "Исполнено - во исполнение" в случае, если данное письмо является окончательным докладом об исполнении поручения, или связью "Основание - промежуточный доклад" в случае, если исполняемое поручение требует регулярного (периодического) доклада.
4.15. Проект письма, подготовленный и оформленный в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, имеющий отметку о прохождении лингвистической экспертизы, на бумажном носителе представляется в отдел делопроизводства для дальнейшего согласования с заместителем Губернатора (куратором), а также при необходимости с министром юстиции Мурманской области и министром финансов Мурманской области. На втором экземпляре проекта письма в верхнем правом углу карандашом проставляется временный номер РК.
4.16. Проекты писем, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству либо содержащие некачественно подготовленную информацию, возвращаются исполнителю на доработку. Исполнитель в течение 1 рабочего дня устраняет выявленные нарушения и недостатки и повторно представляет проект письма в отдел делопроизводства.
4.17. Исполнение поручений по согласованию проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства осуществляется в соответствии с требованиями Регламента.
4.18. В случае если поручение Губернатора не исполнено в установленный срок, руководитель ИОГВ МО - ответственный исполнитель поручения в течение 2 рабочих дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет Губернатору (должностному лицу, его замещающему) завизированное заместителем Губернатора - куратором соответствующего ИОГВ МО объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения.
4.19. Служебная корреспонденция за подписью Губернатора либо временно исполняющего обязанности Губернатора, заместителей Губернатора, направляемая в Мурманскую областную Думу, прокуратуру Мурманской области, подлежит обязательному согласованию в Министерстве юстиции Мурманской области.
4.20. Служебная корреспонденция за подписью Губернатора либо временно исполняющего обязанности Губернатора, заместителей Губернатора, содержащая расходные бюджетные обязательства Мурманской области, подлежит согласованию в Министерстве финансов Мурманской области.
4.21. Служебная корреспонденция, направляемая в вышестоящие органы, федеральные органы законодательной, исполнительной и судебной власти, подписывается Губернатором или по его поручению заместителями Губернатора.
4.22. Служебная корреспонденция, направляемая в адрес Президента Российской Федерации, руководителей администрации Президента Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе, Председателя Правительства Российской Федерации, членов Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной, законодательной и судебной власти подписывается Губернатором или временно исполняющим обязанности Губернатора. Руководители исполнительных органов несут персональную ответственность за соблюдение порядка подписания служебной корреспонденции.
5. Продление и корректировка сроков исполнения поручений
Губернатора и заместителей Губернатора
5.1. Сроки исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора могут быть продлены в следующих случаях:
- когда исполнителем организована работа по выполнению поручения, однако в силу обстоятельств указанная работа не может быть завершена к установленному сроку;
- когда текстом поручения определена периодичность представления отчета о ходе исполнения поручения (ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная и т.д.).
5.2. Корректировка сроков исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора может быть осуществлена в случае поступления в Аппарат документов, конкретизирующих либо изменяющих сроки ранее данных поручений. В резолюциях к таким документам Аппарату дается поручение о корректировке текста резолюции на ранее поступивший документ.
5.3. Если при исполнении поручений Губернатора, заместителей Губернатора, данных на поступившие в Правительство запросы, обращения, поручения сторонних органов и организаций, возникает необходимость более глубокой проработки вопроса и, соответственно, больших временных затрат, руководитель ИОГВ МО, на которого возложено исполнение поручения, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет Губернатору или заместителю Губернатора (куратору) письменную мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Одновременно с этим на имя заявителя направляется промежуточный ответ, в котором содержится информация о ходе выполнения запроса и конкретизируется срок представления окончательного доклада.
5.4. Сроки исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора, данных на поступившие в Правительство протесты и представления органов прокуратуры Мурманской области, продлеваются в случае принятия ИОГВ МО требований, содержащихся в протесте (представлении), что указывается в тексте письма, направляемого в адрес прокуратуры к сроку, установленному законодательством. Срок контроля продлевается до даты, указанной в тексте письма, либо на срок согласования проекта НПА, разработанного во исполнение требований протеста (представления).
5.5. Если при исполнении поручений Губернатора и заместителей Губернатора, данных по итогам заседаний Правительства, оперативных совещаний, заседаний совещательных и координационных органов, а также иных внутренних поручений по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, руководитель ИОГВ МО, на которого возложено исполнение поручения, не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения представляет Губернатору или заместителю Губернатора (куратору) письменную мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В служебной записке в обязательном порядке указывается срок представления окончательного доклада.
5.6. Если поручение, содержащееся в НПА, не исполнено либо возникли обстоятельства, препятствующие его исполнению к установленному сроку, руководитель ИОГВ МО заблаговременно, не позднее чем за 3 рабочих дня до установленного срока, представляет на имя должностного лица, на которое в соответствии с текстом постановления (распоряжения) возложен контроль за исполнением документа, служебную записку о ходе исполнения поручения и причинах его неисполнения с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения и указанием конкретного срока выполнения документа или отдельных пунктов этого документа. При отсутствии в тексте документа указаний о возложении контроля на конкретное должностное лицо информация представляется Губернатору или заместителю Губернатора (куратору).
5.7. Корректировка либо продление сроков исполнения поручений Губернатора и заместителей Губернатора осуществляются Аппаратом на основании резолюций Губернатора и заместителей Губернатора, данных на служебные записки ИОГВ МО о продлении сроков исполнения. ИОГВ МО - ответственный исполнитель поручения извещается о продлении срока исполнения посредством СЭДО.
5.8. Если в процессе согласования проекта НПА между инициатором проекта и визирующими сторонами возникают разногласия, требующие урегулирования, либо необходимо дополнительное время для устранения замечаний со стороны визирующих лиц, выходящее за рамки установленных Регламентом сроков согласования проектов, руководитель ИОГВ МО - инициатор проекта не позднее чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока согласования направляет в Аппарат служебную записку с мотивированной просьбой о продлении срока согласования проекта с приложением копии пояснительной записки к проекту.
Срок продления согласовывается с заместителем Губернатора - куратором соответствующего ИОГВ МО.
Изменение срока согласования проекта НПА производится руководителем Аппарата. Инициатор проекта извещается об изменении срока согласования проекта посредством СЭДО.
5.9. В случае указаний Губернатора о представлении периодических устных докладов о ходе исполнения его поручений на проводимых под председательством Губернатора заседаниях допускается продление срока исполнения поручений на основании отчета ответственного исполнителя, внесенного в поле "Отчет об исполнении" КЗ в СЭДО. Ответственность за достоверность и полноту отчета несут руководитель ИОГВ МО - исполнитель поручения и должностное лицо, составившее отчет.
6. Снятие с контроля поручений Губернатора
и заместителей Губернатора
6.1. Поручения Губернатора и заместителей Губернатора, содержащиеся в НПА, резолюциях на организационно-распорядительные документы, считаются исполненными и снимаются с контроля на основании:
- документального подтверждения исполнения поручения (исходящего письма в адрес должностного лица, органа, организации, учреждения, направившего запрос, содержащего исчерпывающие ответы на поставленные вопросы, иного служебного документа, подписанного Губернатором или заместителями Губернатора, либо (в случае делегирования Губернатором полномочий по исполнению поручения) подписанного руководителем ИОГВ МО). Промежуточный ответ заявителю или запрос по исполняемому контрольному документу не являются основанием для снятия его с контроля;
- служебной записки руководителя ИОГВ МО с докладом об исполнении поручения (подтверждением исполнения поручения является резолюция Губернатора или заместителей Губернатора);
- служебной записки руководителя ИОГВ МО о невозможности исполнения поручения по объективным причинам (подтверждением является резолюция Губернатора или заместителей Губернатора).
6.2. В случае устного доклада Губернатору, заместителям Губернатора об исполнении данных ими поручений (за исключением поручений, требующих направления ответных писем) допускается снятие с контроля поручений на основании отчета ответственного исполнителя, внесенного в поле "Отчет об исполнении" КЗ в СЭДО. Ответственность за достоверность и полноту отчета несут руководитель ИОГВ МО - исполнитель поручения и должностное лицо, составившее отчет.
6.3. Письма ИОГВ МО, служебные записки структурных подразделений Аппарата о начале процедуры согласования проектов постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства снимаются с контроля после подписания Губернатором и регистрации проекта НПА в СЭДО либо на основании извещения ИОГВ МО о прекращении процедуры согласования проекта НПА.
------------------------------------------------------------------